DPRJ inicia processo de descarte de documentos com proteção de dados
A Defensoria Pública do Rio de Janeiro deu início a um cronograma de reuniões preparatórias para realização de logística reversa para o descarte de documentos, cópias e rascunhos. Tal procedimento irá garantir o descarte e a destinação correta dos papéis da Instituição, assegurando a proteção de informações pessoais ou sigilosas presentes nos materiais recolhidos, exigência da Lei Geral de Proteção de Dados.
As reuniões quinzenais, realizadas pela Coordenadoria de Sustentabilidade da Defensoria do Rio (Cosusten) e pela Coordenação de Gestão Documental (Codoc), vão até 8 de março de 2024 e passarão por todas as sedes do Estado, começando pela Administrativa, no centro do Rio. Nos encontros, haverá orientação sobre identificação e gestão dos documentos que podem ser reciclados, respeitando sua temporalidade, e o fluxo necessário até o descarte, assim como ferramentas para proteção de dados.
Segundo Camila Valls, coordenadora de Sustentabilidade da DPRJ, através da logística reversa e o fluxo de descarte documental, o percentual da reciclagem dos resíduos da DPRJ será ampliado com a devida proteção de informações sensíveis.
– Sabemos da necessidade de proporcionarmos fluxos adequados de descarte ambientalmente adequado aos resíduos gerados em todos os locais de atuação Institucional, mas optamos por começar dando fluxo ao material mais consumido internamente: o papel. Apesar dos meios digitais utilizados, o papel representa cerca de 60% dos resíduos gerados em ambientes de escritório. Na DPRJ, só neste primeiro semestre, 4.413.500 folhas deste material foram distribuídas internamente. Ou seja, quase 20 toneladas de papel – explica a coordenadora.
No início do mês de julho, foi realizada uma ação teste, pré-cronograma, na qual 1290kg de papel foram encaminhados para reciclagem através de uma cooperativa de catadoras e catadores de materiais, selecionada por meio de chamamento público realizado pela DPRJ para descarte documental com garantia da preservação de dados. Dentre os materiais encaminhados nesta primeira ação, estavam documentos antigos passíveis de serem descartados conforme tabela de temporalidade, assim como cópias e rascunhos contendo dados sensíveis.
Julia Pitanga, coordenadora Documental, afirma que além de reduzir o risco de vazamento indevido de informações confidenciais, a logística reversa fortalece a segurança da informação na Defensoria.
– A eliminação dos documentos, cujo prazo de guarda já se esgotou, promove uma gestão administrativa mais eficiente ao liberar espaço físico e tornar o acesso ao acervo remanescente mais ágil e organizado, facilitando inclusive tomada decisões mais assertivas – conclui a coordenadora.
Veja o cronograma de reuniões aqui.
Texto: Thaís Soares
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