Boas práticas de governança pautam nova estrutura administrativa

29 de junho de 2019 às 11:10

Pastas criadas na DPRJ trabalham para otimizar recursos e viabilizar projetos como o Diário Eletrônico da Defensoria que, sozinho, deve gerar economia de R$ 1 milhão à instituição

Com o objetivo de atender às demandas de forma mais ágil e de instituir uma atuação estratégica alinhada às melhores práticas de governança, a Defensoria Pública do Rio (DPRJ) passou a contar em janeiro com uma nova estrutura administrativa, fruto do desmembramento da antiga Secretaria Geral em quatro pastas. As atividades atualmente estão divididas entre as secretarias de Logística, Infraestrutura, Gestão de Pessoas e Orçamento e Finanças, cada qual com rotinas internas próprias, mas integradas nos processos decisórios para otimizar recursos e viabilizar iniciativas como o lançamento do Diário Eletrônico da instituição. Prevista para o segundo semestre, a medida vai gerar, sozinha, uma economia de R$ 1 milhão à Defensoria.

Nesta reportagem especial, conheça atribuições e projetos em andamento nessa nova estrutura, que conta em sua composição com a defensora Viviane Aló Drummond Pereira da Cunha, na Secretaria de Logística; com o defensor Alexandre de Carvalho Rodrigues Romo, na Secretaria de Infraestrutura; com a defensora Júlia Chaves de Figueiredo, na Secretaria de Orçamento e Finanças; e com o defensor Leandro Santiago Moretti na Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e também à frente da Coordenação de Estágio Forense e da Residência Jurídica.

– Essas são áreas vitais para o bom funcionamento da Defensoria Pública porque envolvem um grande número de servidores e, além disso, um quantitativo bastante expressivo de recursos. A ideia de descentralizar as decisões da Secretaria Geral tem o objetivo principal de atender as demandas dos órgãos de atuação de forma mais ágil e, ao mesmo tempo, de tornar ainda mais democráticos os processos decisórios por meio de uma atuação conjunta e integrada e de acordo com as boas práticas de governança corporativa – destaca o defensor geral do Estado, Rodrigo Pacheco.

Secretaria de Logística trabalha o consumo responsável

Os trabalhos direcionados pelos defensores nas secretarias atendem metas semanais estabelecidas em reuniões com o defensor-geral e com o 1º subdefensor-geral, Marcelo Leão. Reunidos no gabinete às segundas de manhã com a Administração Superior, os secretários compartilham informações de rotina e também são estipuladas prioridades que, no caso da Secretaria de Logística, envolvem a Coordenação de Material; a de Patrimônio; e a de Transporte.

– Em relação ao material, trabalhamos para atender a todas as necessidades dos órgãos de atuação e, ao mesmo tempo, para trabalhar na instituição a conscientização para o consumo responsável. Atuamos para evitar o desabastecimento e a estocagem desnecessária – observa a secretária da pasta, Viviane Aló, chamando atenção para o levantamento iniciado na Secretaria sobre o material utilizado na DPRJ.

Com a pesquisa que também inclui o consumo dos materiais de baixo giro (entre eles os carrinhos de processo tendo em vista o processo eletrônico), a pasta trabalha para otimizar licitações providenciando o que realmente será necessário para uso e, além disso, atua na conscientização em relação ao patrimônio da DPRJ. O objetivo, nesse caso, é chamar atenção para a importância de se inventariar todos os bens permanentes da Defensoria (mobiliários e computadores, por exemplo) principalmente para fins contábeis.

– De igual modo, é importante compreender e atender às necessidades estruturais dos órgãos de atuação com mobiliários que permitam o maior e melhor alcance da nossa missão institucional – destaca a defensora que, além de atuar como assessora da Ouvidoria Geral de 2015 a 2018, esteve à frente da Central de Relacionamento com o Cidadão (CRC) e da Coordenação Geral do Estágio em 2009.

Já em relação ao Transporte está em discussão a viabilidade de projetos como o de otimização das rotas, proporcionando melhor gerenciamento da frota. A ideia é atender as ordens de serviço dos órgãos de atuação por localização, e sem a necessidade de voltar ao mesmo local em dias seguidos. 

Diário Eletrônico vai gerar economia de R$ 1 milhão

Secretário de Infraestrutura e por isso responsável pela Engenharia e pela área de Tecnologia da Informação (TI), Alexandre Romo aponta o atendimento às ordens de serviço como um dos principais desafios da pasta juntamente com a execução de obras de novas sedes. Outra meta refere-se ao desenvolvimento de ferramentas de Informática possibilitando, à área meio, um acompanhamento mais detalhado do que está em andamento na Secretaria e permitindo também uma visão mais ampla de estoque e de material para assim justificar licitações.

Além disso, o defensor informa que um dos projetos mais significativos atualmente em andamento na pasta é a criação do Diário Eletrônico da Defensoria e a iniciativa, com previsão de implementação no segundo semestre, deve gerar à instituição uma economia de R$ 1 milhão. Assessor da Coordenação de Movimentação (Comov) na gestão passada, Romo lembra que à época o órgão identificou gastos mensais de mais de R$ 20 mil só com o Mapa da Movimentação e, por isso, o documento passou a ser publicado no site da Defensoria.

 – Além de gerar uma economia tão significativa, a criação do Diário Eletrônico reafirma a autonomia da DPRJ. Nessa publicação estarão disponíveis informações voltadas ao público interno e as demais, assim previstas em lei, continuarão a cargo do Diário Oficial do Estado – ressalta o defensor, que é subcoordenador do Concurso da carreira da DPRJ ao lado de Júlia Figueiredo.

O novo secretário destaca ainda a importância da criação dos comitês de governança com a participação de diversos órgãos, e diz que a medida possibilita a definição de prioridades e metas “sempre fundamentadas e disponibilizadas à classe como um importante instrumento de transparência”. Sobre a crise em andamento no Estado, Romo aponta a racionalização de recursos como medida fundamental à condução dos trabalhos.

– Ter a dimensão do quanto se gasta para identificar os locais que mais precisam é fundamental. A demanda aumenta naturalmente com a crise, mas isso não significa que nosso orçamento vai crescer na mesma proporção – observa.
 

PPA aponta prioridades e define recursos

A Secretaria de Orçamento e Finanças compreende duas Diretorias da administração e uma delas é a Diretoria de Orçamento e Finanças, que monitora o orçamento da DPRJ e, no momento, participa da construção do Plano Plurianual (PPA) para o período 2020/2023 juntamente com demais integrantes da instituição e a sociedade civil. A medida faz parte do projeto “Orçamento Participativo da Defensoria Pública: a decisão também é sua”, cuja finalidade é definir as prioridades para os próximos quatro anos e os recursos financeiros necessários a alcançar as metas estabelecidas.

– A Diretoria de Orçamento e Finanças também trabalha para otimizar os recursos financeiros. Desde que a Defensoria ganhou autonomia, recebendo o duodécimo e gerindo a própria folha de pagamento, isso vem sendo acompanhado ainda mais de perto e a partir de uma atuação que sempre busca inovações e economicidade na gestão, sobretudo em tempos de crise no Estado – destaca Júlia Figueiredo, que está à frente da pasta e também é subcoordenadora do concurso da carreira da DPRJ juntamente com Alexandre Romo.

– Uma novidade da atual gestão são os comitês de governança e esse é um grande diferencial porque levamos a Diretoria de Orçamento e Finanças para as decisões coletivas. Há um diálogo das secretarias em relação aos projetos propostos na Defensoria e a participação da Diretora de Orçamento e Finanças para otimizar a previsão financeira e orçamentária para executá-los – observa Júlia.

O outro órgão que compõe a Secretaria é a Diretoria de Contratos, Convênios e Licitação, criada na atual gestão. A principal razão deste novo modelo é permitir maior interação com a Coordenação de Convênios, que hoje executa muitos projetos com verba federal decorrentes das emendas parlamentares.

– Administrar o orçamento com as limitações impostas pela crise é um exercício de criatividade enorme e de comprometimento coletivo. O planejamento dos gastos e a otimização das receitas requer tomada de decisões coletivas e estratégicas. É muito importante trazer a economia da ponta para o ambiente macro e, a partir daí, juntar esforços para os projetos maiores em prol do crescimento da instituição – ressalta Júlia. 

Concurso para o quadro de apoio é prioridade na Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP)

Completando 20 anos de carreira na DPRJ em 2019, o defensor Leandro Santiago Moretti é o secretário de Gestão de Pessoas (SGP) e o coordenador de Estágio Forense e Residência Jurídica atualmente. Com quatro anos de atuação no Conselho Superior (de 2014 a 2018) e mais quatro na Caixa de Assistência aos Membros da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro – Camarj(de 2010 a 2013); ele também esteve na Diretoria de Assuntos Institucionais da Associação dos Defensores Públicos do Estado do Rio de Janeiro – Adperj (em 2008 e 2009). Com as atribuições a ele conferidas, Moretti analisa novos projetos para servidores, estagiários e residentes jurídicos, e também define prioridades como, por exemplo, a convocação dos aprovados no III Concurso Público para o quadro de apoio da Defensoria.

– Temos bastante escassez de mão de obra e a grande vantagem do concurso é o cadastro de reserva. Sempre que houver possibilidade, poderemos fazer novas convocações e, além disso, o fato de contar com um processo seletivo regionalizado, como esse, evita a evasão de servidores. Isso vinha acontecendo com pessoas convocadas para locais mais distantes – destaca Moretti, ressaltando ainda a realização do último concurso para a Residência Jurídica (também regionalizado).

Sobre o Plano de Cargos e Salários do pessoal do quadro, o defensor informa que vem analisando a proposta anteriormente apresentada na instituição e que em reunião com a Associação dos Servidores foi discutida a possibilidade de criação de uma comissão para tratar do assunto.

– A Defensoria de hoje é muito diferente da instituição que ingressei há 20 anos. A atuação estratégica e conjunta de diferentes órgãos dá força à DPRJ. Além disso, a interlocução com os movimentos sociais nos dá legitimidade e orienta uma busca pela melhor prestação do nosso serviço àqueles que nos procuram. Também vejo um avanço gigantesco em relação ao exercício da autonomia da DPRJ e ao seu reconhecimento social como instituição de promoção dos direitos humanos. Hoje, a Defensoria deixou de ser uma instituição que simplesmente presta atendimento jurídico a quem não tem condições de pagar por um advogado e se tornou um agente político de transformação social – destaca Leandro Moretti.

Texto: Bruno Cunha

Fotos: Jaqueline Banai