ORDEM DE SERVIÇO Nº 084 DE 09 DE NOVEMBRO DE 2010
ATO DA CORREGEDORA GERAL
ORDEM DE SERVIÇO Nº 084 DE 09 DE NOVEMBRO DE 2010
DISPÕE SOBRE OS PROCECIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA A EXPEDIÇÃO DOS OFÍCIOS EM GERAL.
A CORREGEDORA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições,
CONSIDERANDO:
- que são funções típicas da Corregedoria-Geral a fiscalização e a orientação da atividade funcional dos membros da Defensoria Pública,
- que é dever da Corregedoria-Geral velar pela eficiência do serviço prestado pelos membros da Defensoria Pública, empreendendo esforços para a otimização do atendimento, evitando-se a superfetação de atos,
- a necessidade de ser uniformizado o procedimento dos Defensores Públicos quanto ao encaminhamento de partes isentas de emolumentos aos Cartórios de Notas e Registros, e
- que a padronização das rotinas de atendimento e elaboração de ofícios é instrumento idôneo a fomentar a capacitação dos servidores que auxiliam no desempenho das atividades diárias dos Órgãos de Atuação,
DETERMINA aos Excelentíssimos Defensores Públicos a observância das seguintes regras:
SEÇÃO I
DO PREENCHIMENTO DOS OFÍCIOS
Art. 1º- Os Defensores Públicos ao expedirem ofícios a autoridades e/ou entidades públicas ou privadas, devem fazer constar, em destaque, no cabeçalho do ofício, seu nome e matrícula, Órgão de Atuação, endereço do órgão e telefone, quando for o caso, ressaltando que a resposta deverá ser dirigida ao Órgão de Atuação indicado, salvo quando o ato tenha a finalidade de se esgotar com o fornecimento de documento diretamente ao assistido.
Art. 2º- Os ofícios deverão ser elaborados em folha de papel que contenha o timbre e o brasão da DEFENSORIA PÚBLICA, sendo recomendável que sejam digitados.
Parágrafo único - Quando não for possível digitar todos os ofícios, é obrigatório que seu preenchimento seja feito com letra de forma.
Art. 3º- Visando a evitar possíveis falsificações ou utilização indevida dos ofícios, a parte interessada na prática do ato deverá ser devidamente qualificada no corpo do ofício, indicando-se seu nome, endereço completo e telefone, e, sempre que possível, CPF e RG, sem prejuízo da instrução do requerimento, quando for o caso, com afirmação de hipossuficiência em separado, devendo a parte interessada assinar ou rubricar em todas as folhas do ofício.
Parágrafo Único- Nos ofícios em que se pretenda a obtenção de certidão de distribuição de natureza criminal, ou quando a parte não seja cadastrada no Registro Geral de Identificação ou Cadastro de Pessoas Físicas, deverá ser fornecida a filiação da parte interessada.
Art. 4º- Os Defensores Públicos deverão sempre indicar a FINALIDADE do requerimento/requisição.
Art. 5º - Quando a parte interessada for portadora de prioridade legal para atendimento, deverá constar do ofício, em destaque, tal condição.
SEÇÃO II
DA NUMERAÇÃO E GUARDA DOS OFÍCIOS
Art. 6º- Os ofícios deverão ser numerados seqüencialmente, iniciando-se a numeração no primeiro dia útil e terminando-se no último dia útil do ano civil.
Parágrafo único - Nas hipóteses que exijam controle mais rigoroso, poderá ser adotada numeração paralela, acrescida de siglas ou palavras que identifiquem a situação excepcional (v.g. MEDICAMENTOS, LUZ, CARTÃO etc).
Art. 7º - Para fins de possibilitar a continuidade do serviço em caso de substituição, todos os órgãos de atuação deverão manter pasta própria com o controle dos ofícios expedidos, podendo tal controle ser feito, preferencialmente, através do arquivamento de uma das vias do ofício expedido, ou, sendo isso inviável, através de anotação do número do ofício,
data de expedição, destinatário, interessado/beneficiário e finalidade.
SEÇÃO III
DO PROCEDIMENTO QUANTO AO ENCAMINHAMENTO DE PARTES AOS CARTÓRIOS DE NOTAS
Art. 8º - Para a prática de atos em que seja possível a livre escolha do Cartório de Notas, (v.g. lavratura de escrituras públicas ou procurações), os Defensores Públicos deverão encaminhar as partes diretamente ao Cartório, não havendo necessidade de intermediação do Colégio Notarial ou da ANOREG para prévia distribuição dos pedidos de Gratuidade.
Parágrafo Único - a despeito de não ser necessária prévia distribuição intermediada pela ANOREG ou qualquer outra entidade representativa da classe, é conveniente a adoção de critério objetivo a ser administrado pelo próprio Defensor Público responsável pela expedição dos ofícios, evitando-se que eventual sobrecarga em algum dos cartórios possa
interferir na celeridade da prestação do serviço.
SEÇÃO IV
DO PROCEDIMENTO PARA OBTENÇÃO DE CERTIDÕES DOS CARTÓRIOS DE REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO
Subseção I - Certidões para lavratura de escritura pública
Art. 9º- Tendo em vista que, salvo cláusula contratual em contrário, as despesas para lavratura de escritura pública são de responsabilidade do Vendedor, somente mediante seu comparecimento pessoal e verificação de sua hipossuficiência deverá o Defensor Público expedir os ofícios solicitando a Gratuidade para a obtenção de tais certidões.
§ 1º - As certidões que dependem do pagamento de emolumentos, normalmente exigidas para lavratura de escritura pública, são as seguintes:
certidão de ônus reais do imóvel transacionado, certidões de distribuições cíveis e executivos fiscais em nome do(s) transmitente(s), certidão de executivos fiscais do imóvel transacionado;
§ 2º - Na hipótese de financiamentos oriundos da primeira aquisição de casa própria ou praticados com a interveniência de Cooperativas Habitacionais ou assemelhadas, e quando destinados a residência do adquirente, as certidões mencionadas no caput poderão ser requeridas pelos compradores, devendo constar expressamente do ofício.
Subseção II - Certidões para apresentação junto aos empregadores
Art. 10 - As certidões solicitadas pelos assistidos com a finalidade de fazer prova junto a seus empregadores, só poderão ser requeridas com relação à distribuição de feitos CRIMINAIS, constando sempre a filiação do assistido e observando-se sua condição de hipossufiente.
Subseção III - certidões para instrução de processos de Inventário ou Arrolamento
Art. 11 - As certidões solicitadas com a finalidade de instruir processos de Inventário ou Arrolamento devem ser requeridas através de ofício no qual conste o Juízo de Direito e o número do processo, quando já tiver sido distribuído o processo.
Parágrafo Único - As certidões que dependem do pagamento de emolumentos, normalmente exigidas para lavratura de escritura pública, são as seguintes: certidão de ônus reais do imóvel inventariado, certidões de distribuições cíveis e executivos fiscais em nome do(s) falecido (a/s), certidão de executivos fiscais do imóvel inventariado.
Subseção IV- Certidões para fins de Concurso Público
Art. 12 - Ao solicitar aos Cartórios Distribuidores certidões para fins de Concurso Público, deverá o Defensor Público, ad cautelam, verificar o respectivo Edital, evitando o requerimento de certidões desnecessárias.
Art. 13 - Na comarca da Capital, os pedidos de certidões dos Registros de Distribuição relativos a EXECUTIVOS FISCAIS deverão ser encaminhados ao Cartório do 9º Ofício do Registro de Distribuição.
SEÇÃO V
DO PROCEDIMENTO QUANTO AO ENCAMINHAMENTO DE PARTES AOS CARTÓRIOS DAS CIRCUNSCRIÇÕES DE REGISTRO DE PESSOAS NATURAIS
Art. 14 - As solicitações de certidões de nascimento, casamento, óbito e o pedido de habilitação de casamento aos Oficiais das Circunscrições de Registro Civil das Pessoas Naturais, em benefício dos assistidos pela Defensoria Pública, não incluídas nas hipóteses de gratuidade e isenções previstas na Lei nº 3.350, de 20 de dezembro de 1999, deverão conter a declaração de hipossuficiência, a ciência do art. 299 do Código Penal e aassinatura dos beneficiários, na forma do Anexo.
Art. 15 -Os Defensores Públicos deverão alertar os assistidos que deverão se dirigir às Circunscrições de Registro Civil das Pessoas Naturais munidos do seu comprovante de residência.
Art. 16 -O ajuizamento da Ação de Registro de Nascimento Tardio deverá ser precedido de busca cartorária a ser realizada, inicialmente, nos Cartórios do lugar do nascimento e da primeira residência do Requerente e, caso o resultado seja negativo, nos demais Cartórios do Registro Civil das Pessoas Naturais que se fizerem necessários. (*alterado)
Art. 17 - Quando da expedição de ofício para Cartório de Registro Civil de Comarca diversa daquela do Oficiante, sendo esse encaminhado através de carta, deverá o envelope conter um outro subscrito com o endereço de devolução e, se possível, com o pagamento do porte de retorno.
Art. 18 -Os Defensores Públicos deverão evitar a requisição de gratuidade para expedição de certidões em benefício de assistidos representados por terceiros, ainda que munidos de procuração, por instrumento público ou particular, ressalvada a hipótese de comprovação da existência de relação de parentesco e/ou a justa causa para o não comparecimento do
assistido.
Art. 19-Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as Ordens de Serviço DPGE nºs 03/1995, 16/1995, 28/1995, 38/2000, 60/2005, 63/2006 e 76/2008.
Rio de Janeiro, 09 de novembro de 2010
YONE CORTES DE CASTRO MANSO
Corregedora-Geral
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