A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO, no exercício de suas atribuições legais, nos termos do art. 8º, I da Lei Complementar Estadual nº 06/77, e do art. 100 da Lei Complementar nº 80/94,

CONSIDERANDO:

- a necessidade de regulamentação dos procedimentos relativos à instrução dos processos instaurados para fins de aquisição de bens e contratação de serviços e obras, no âmbito da Defensoria Pública Geral do Estado do Rio de Janeiro - DPGE/RJ;

- o disposto na Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021;

- o constante nos autos do processo administrativo E-20/001.002132/2022.

RESOLVE:

Art. 1º As contratações observarão, no que couber:

I - as fases de Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato;

II - os critérios e práticas de sustentabilidade; e,

III - o alinhamento com o Planejamento Estratégico e o Orçamento da DPGE/RJ.

Art. 2º O Planejamento da Contratação consistirá nas seguintes etapas:

I - Instauração do Processo Administrativo no SEI pelo setor interessado através de Comunicação Interna (CI) acompanhada dos seguintes documentos:

a) Documento de Oficialização da Demanda (documento do SEI - DOD);

b) Estudos Técnicos Preliminares (documento do SEI - Estudo técnico preliminar);

c) Mapa de Riscos (documento do SEI - Mapa de Riscos);

d) Termo de Referência ou Projeto Básico (documentos SEI - Termo de Referência/Projeto Básico) e;

e) Formulário de Proteção de Dados (documento do SEI - Formulário de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD).

II - Despacho fundamentado ratificando a demanda e demais informações pela Secretaria da Pasta ou autoridade equivalente ou superior.

Parágrafo único - Podem ser elaborados Estudos Preliminares e Mapas de Riscos comuns para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade.

Art. 3º O Documento de Oficialização da Demanda - DOD deve contemplar, no mínimo:

a) a justificativa da necessidade da contratação;

b) a quantidade de serviço a ser contratada ou do bem a ser adquirido;

c) a previsão de data em que deve ser iniciada nos casos de prestação dos serviços; e

Art. 4º O Estudo Técnico Preliminar - ETP é o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação.

Art. 5º O ETP deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica, socioeconômica e ambiental da contratação.

Art. 6º O ETP deverá contemplar os seguintes elementos:

I - descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;

II - descrição dos requisitos da contratação necessários e suficientes à escolha da solução, prevendo critérios e práticas de sustentabilidade, observadas as leis ou regulamentações específicas, bem como padrões mínimos de qualidade e desempenho;

III - levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar, podendo, entre outras opções:

a) ser consideradas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades públicas, bem como por organizações privadas, no contexto nacional ou internacional, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração;

b) ser realizada audiência e/ou consulta pública, preferencialmente na forma eletrônica, para coleta de contribuições;

c) em caso de possibilidade de compra, locação de bens ou do acesso de bens, ser avaliados os custos e os benefícios de cada opção para escolha da alternativa mais vantajosa, prospectando-se arranjos inovadores em sede de economia circular, e

d) ser consideradas outras opções logísticas menos onerosas à Administração, tais como chamamentos públicos de doação e permutas.

IV - descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso;

V - estimativa das quantidades a serem contratadas, acompanhada das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, considerando a interdependência com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala;

VI - estimativa do valor da contratação, quando houver elementos já disponíveis;

VII - justificativas para o parcelamento ou não da solução em lotes;

VIII - contratações correlatas e/ou interdependentes;

IX - demonstrativo da previsão da contratação nos instrumentos de planejamento da DPGE/RJ;

X - demonstrativo dos resultados pretendidos, em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;

XI - providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, tais como adaptações no ambiente do órgão ou da entidade, necessidade de obtenção de licenças, outorgas ou autorizações, capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual;

XII - descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável; 

XIII - posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina;

XIV - indicação quanto à necessidade de ser exigido, em edital ou em aviso de contratação direta, que os serviços de manutenção e assistência técnica sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades, conforme dispõe o §4º do art. 40 da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021.

§1° O ETP deverá conter ao menos os elementos previstos nos incisos I, V, VI, VII e XIII do caput deste artigo.

§2° Caso, após o levantamento do mercado de que trata o inciso III, a quantidade de fornecedores for considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível.

Art. 7º. Quando o ETP demonstrar que a avaliação e a ponderação da qualidade técnica das propostas que superarem os requisitos mínimos estabelecidos no edital são relevantes aos fins pretendidos pela Administração, deverá ser escolhido o critério de julgamento de técnica e preço, conforme o disposto no §1º do art. 36 da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021.

Art. 8º. A elaboração do ETP:

I - é facultada nas hipóteses dos incisos I, II, VII e VIII do art.75 e do §7° do art. 90 da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021, e

II - é dispensada na hipótese do inciso III do art.75 da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021, e nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos.

Art. 9º O gerenciamento de riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;

II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;

III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Art. 10 - O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares e do Mapa de Risco.

Art. 11 - O Termo de Referência ou Projeto Básico é um instrumento obrigatório para toda contratação (seja ela por meio de licitação, dispensa, inexigibilidade e adesão à ata de registro de preços), sendo elaborado a partir de estudos técnicos preliminares e devendo reunir os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o objeto, bem como as condições da licitação e da contratação.

Art. 12 - Devem constar nos Termo de Referência e Projetos Básicos as seguintes especificações:

I - indicação do objeto;

II - justificativa;

III - especificação do objeto (qualitativa e quantitativa);

IV - requisitos necessários;

V - critérios de aceitabilidade da proposta;

VI - critérios de aceitabilidade do objeto;

VII - condições de execução;

VIII - obrigações das partes;

IX - condições de pagamento;

X - vigência do contrato;

XI - sanções contratuais;

XII - condições gerais;

XIII - orçamento detalhado em planilhas (se couber);

XIV - cronograma físico-financeiro (se couber);

XV - assinatura do responsável pelo setor requisitante.

Art. 13 - Para elaboração dos referidos documentos deverão ser realizados estudos técnicos preliminares com vistas a averiguar as condições e indicativos que se seguem:

I - saldo de estoque e prazo de vigência das contratações anteriores;

II - histórico de contratações do mesmo objeto pela DPGE/RJ a nos anos anteriores;

III - quais os problemas enfrentados quando de contratação anterior similar;

IV - se foram consultados os usuários finais da demanda acerca da solução/aquisição escolhida;

V - se existe outra forma de atender a demanda (interna ou externamente);

VI - legislação vigente sobre o objeto da contratação;

VII - quais objetos podem ser aglutinados para fins de economia de escala e melhoria da gestão;

VIII - logística de entrega e armazenamento;

IX - especificações, soluções e padrões tecnológicos atualizados de mercado para o objeto da contratação;

X - possibilidade de padronização;

XI - melhor forma de adjudicação do objeto;

XII - critérios de avaliação da qualidade;

XIII - critérios de sustentabilidade;

XIV - critérios de fiscalização;

XV - tipo de qualificação técnica que pode ser exigida;

XVI - se de acordo com o objeto/valor da contratação cabe exigência de qualificação econômico-financeira;

XVII - se de acordo com o objeto há necessidade de formalização de instrumento de contrato;

XVIII - se de acordo com o objeto cabe exigência de garantia;

XIX - impacto de eventuais falhas na execução para previsão de sanções adequadas.

Art. 14 A elaboração do TR é dispensada na hipótese do inciso III do art. 75 da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021, quando participantes em licitações de outros órgãos públicos ou nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos.

Parágrafo único. A participação em licitação trata o caput será precedida de estudo técnico preliminar e deverá conter as informações que bem caracterizam a contratação, tais como o quantitativo demandado e o local de entrega do bem ou de prestação do serviço.

Art. 15 - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, devendo ser aplicada aos processos instaurados sob a égide da Lei nº 14.133/21, de 1º de abril de 2021.

Rio de Janeiro, 29 de fevereiro de 2024.

PATRICIA CARDOSO MACIEL TAVARES

Defensora Pública-Geral do Estado do Rio de Janeiro