A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO:

- a possibilidade, inaugurada pelo Aviso CGJ 844/2021, de a Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro requerer a expedição de certidões de seus usuários por meio dos endereços eletrônicos dos serviços extrajudiciais;

- a necessidade de juntada de grande número de certidões aos processos em trâmite em Juízos de Órfãos e Sucessões;

- que cada processo gera várias solicitações de certidões, de partes diversas e a Cartórios diversos, remetidas pelos serviços extrajudiciais por e-mail em diferentes dias e horários;

- que as Defensorias Regionais Orfanológicas da Comarca da Capital abrangem vários Juízos, de Regiões Administrativas diversas, todas com número bastante elevado de processos e intimações, justificando a necessidade de apoio administrativo para que as(os) Defensoras(es) Públicas(os) possam exercer suas atividades com qualidade e eficiência;

- a necessidade de criação de órgão de auxílio administrativo para atender demanda específica dos referidos órgãos, sob a forma de projeto-piloto, sem prejuízo da possibilidade de futura expansão de suas atividades; e

- a existência do Sistema Verde, cuja utilização facilita a comunicação e a articulação entre os órgãos administrativos e de atuação da Defensoria Pública, bem como permite o armazenamento organizado das informações produzidas ao longo da prestação do serviço, tornando-as acessíveis.

RESOLVE:

Art. 1º - Fica criada, no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, a Central de Certidões Orfanológicas (CCERT), órgão de apoio administrativo aos órgãos da Defensoria Pública.

Art. 2º - Compete à Central de Certidões Orfanológicas prestar auxílio administrativo às Defensorias Regionais de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, especificamente para adoção das diligências necessárias à obtenção de certidões, de forma digital, necessárias ao andamento dos processos em que atuam os referidos órgãos.

Art. 3º - A Central de Certidões Orfanológicas deverá requerer as certidões diretamente às serventias extrajudiciais via e-mail institucional, anexando cópia da decisão que deferiu a gratuidade de justiça, nos termos do Aviso CGJ 844/2021.

Art. 4º - Caberá também à Central de Certidões Orfanológicas providenciar, sempre que solicitadas, as certidões que podem ser obtidas diretamente na internet.

Art. 5º - Os órgãos de atuação deverão demandar as atividades da Central de Certidões por meio do envio de mensagem via sistema verde, na forma indicada a seguir:

I – criação ou complementação do prontuário da pessoa interessada, registrando-se o representante legal quando for o caso, de modo que o prontuário contenha os seguintes dados, caso disponíveis:

a) Nome;

b) Nome social;

c) Cadastro de Pessoa Física (CPF);

d) Registro Geral (RG), órgão emissor e unidade da federação em que foi emitido;

e) Data de nascimento;

f) Endereço, telefone fixo, telefone celular e e-mail.

II – criação do caso correspondente no prontuário da pessoa interessada;

III – envio de mensagem eletrônica à Central de Certidões Orfanológicas, via Sistema Verde, indicando as certidões necessárias.

Parágrafo único. A Central de Certidões confirmará o recebimento da mensagem.

Art. 6º - A inobservância do procedimento indicado no artigo anterior, sempre que inviabilizar a realização das diligências necessárias, autorizará a Central de Certidões a deixar de cumprir a solicitação, devendo comunicar tal fato ao órgão solicitante, com indicação do que precisa ser complementado.

Art. 7º - A Central de Certidões Orfanológicas deverá inserir as certidões, acompanhadas de minuta de petição de juntada, em andamento do caso no prontuário da(o) usuária(o).

§1º Apenas quando incluídas a minuta de petição e todas as certidões objeto da solicitação, deverá a Central de Certidões Orfanológicas comunicar a conclusão da solicitação, por meio de mensagem eletrônica via Sistema Verde.

§2º Caso ultrapassado o prazo de 15 (quinze) dias corridos da solicitação, não tiverem sido obtidas todas as certidões, deverá a Central encaminhar as já obtidas, acompanhadas da minuta de petição de juntada, informando na mensagem eletrônica as faltantes.

§3º Verificada a falta de certidões após o prazo do parágrafo anterior, deverá a Central de Certidões Orfanológicas reiterar o requerimento, diligenciando para que o Cartório o cumpra, incluindo-as posteriormente no prontuário, com nova minuta de petição de juntada, informando ao órgão solicitante, em nova mensagem.

§4º Caso haja recusa no fornecimento de certidões pelo serviço extrajudicial ou demora de mais de 15 (quinze) dias após a providência descrita no §3º, deve o fato ser certificado e comunicado ao órgão de atuação solicitante.

§5º As minutas de petição mencionadas no presente artigo e parágrafos deverão ser anexadas em formato “.docx”.

Art. 8º - Havendo necessidade de informações que demandem contato com a(o) usuária(o) do serviço, deverá a Central de Certidões Orfanológicas comunicar a necessidade ao Órgão de atuação, ao qual caberá realizar a diligência, remetendo posteriormente à Central de Certidões as informações obtidas.

Art. 9º - Os casos omissos serão decididos pela Coordenação Cível.

Art. 10 - Todos os bancos de dados utilizados pela Defensoria Pública deverão ser alterados para que observem a nomenclatura do órgão que é objeto desta Resolução.

Art. 11 - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 28 de março de 2023.

PATRÍCIA CARDOSO MACIEL TAVARES

DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO